連假前是工作最繁忙的時期,但還是好想參加各種下班後的活動和邀約!針對這樣的with OL的心聲,我們採訪了工作上的幹練女子,找出她們讓工作可以順利進行的規則與態度。請務必參考生活充實的人們一天的時間管理技巧和運用方式!
時間管理技巧一:與其目標設100卻遲交,不如設80並於截止日前提交!
朝日電視台主播 弘中綾香小姐
比起一般OL,我認為我的工作量並不多。當然新人時期的工作量是很大的,現在感覺像是運動員,最重要的是現場展現的成果。為了產生好的成果,調查節目與共同演出人員等,事前準備是永無止盡的,所以我會決定好時間「做到○點為止」。
還有,對我來說也不完全只是在學習。我原本就喜歡娛樂相關,在家常收看綜藝節目與連續劇、YouTube,通勤、午餐時間會收聽共同演出人員的廣播與音樂。我只是因為喜歡所以做這些事。(延伸閱讀:【情商小姐】別強迫自己!以心理學無痛培養運動習慣)
說到有效利用空檔,我隨時都會確認郵件。公司內部基本上是以郵件聯絡,確認後會立即回覆(宣傳部透露:「弘中小姐的回信都很快速~!」)。
學生時期的暑假作業也是如此,交辦事項在截止日前提出才會安心的類型(笑)。連載的原稿、公司內部的提交資料也是一樣,即使是自己心目中的100分,但或許那不是別人的100分。
因此,對於時間管理技巧,並不是要妳一意孤行,而是即使80分也好,在截止日前提前交件而能有充裕的修改時間更能產生出好的成果。假使超過時限的話,就老實說明狀況與不清楚之處。這或許就是我所謂的〝不逞強〞。
時間管理技巧二:思維相似的作業內容,統籌集中對應!
every, Inc.執行長/DELISH KITCHEN總編輯 菅原千遙小姐
現在,因為我是處於統籌的角色,幾乎沒有可以獨自進行的工作。與在各領域工作的員工,每天進行廣泛的溝通,為了能幫助頭腦整頓,所以會議與面談等,會試圖把類似的溝通工作集中處理。集中思維相似的作業,可更有效率的處理,這就是我的時間管理技巧!(延伸閱讀:耍點小心機讓自己更迷人!在外過夜的〝偽素顏〞妝)
正因為會議多所以沒有太多空閒,因此預先確保個人作業時間是很重要的。不僅限有共事對象的工作,像是分析等,個人的作業時間也要排入行事曆預先保留起來。這並不只是押時間而已,也是提醒自己「這2小時要完成這項作業」的預定時間範圍。
若是抽不出獨自的作業時間,工作過多無法完成時,我會早上提早2小時進公司,集中火力完成。挪出時間完成過多的工作,也是重要的時間管理技巧!
時間管理技巧三:善加利用空檔時間,兼顧工作與私人時間!
IT相關企劃/劇團雌貓 ひらりさ小姐
換工作後目前的公司是第3家,現在是最容易工作的公司。11~15點為工作核心時段,其餘都是彈性工時。午休時間去英語會話教室,工作早點結束的話,回家前可以看場電影等,能夠有效利用時間。
同事之間會共享行事曆,但私底下有安排時,為了不讓行程有衝突,會馬上在工作用的行事曆上也寫下行程。包括共享行事曆,進入這家公司後,開始會善用公司內部共享的方式。
公司規定半年1次,有機會設定自己本身與團隊的目標,以及一週一次的時間與主管檢討工作的進展方式,在表達過程中可以實際感受到互相扶持。因為是團隊工作,能夠委託他人的事,不需要自己埋頭煩惱,可以坦率地請求協助。
還有,出乎意料重要的是,擔任歡迎會等活動的負責人,因為能夠自由調整日程所以就由自己執行。這樣也能夠與公司內部人員有所交流。
綜合採訪以上幾位幹練女性,發現到不被工作淹沒的原則與態度的共通點!為了讓大家能順利執行,提出問題點的解決方式,明天就能開始在工作上嘗試看看。幹練女子的時間管理技巧:
1.制定優先順序 製作ToDo清單
依據優先順序製作ToDo清單,要做的事越多更需要用ToDo來整理頭緒!
2.善加利用未滿15分鐘的空檔
在移動中隨時確認郵件&回信或是利用移動時間吸收資訊等。能善用空檔就是成為幹練女性的分水嶺!?
3.「從事創造」工作的話,利用30分鐘以上的完整時間段!
創作類的工作在進入狀態前需要花費一些時間。這樣的工作,安排30分鐘以上的完整時間執行是必要的!
4.與公司外部「聯絡」能與同事「共享」的話可瞬間減少堆積度!
減少「這個沒有交辦到!」的情況是不堆積工作的第一步!
5.如果工作堆積如山…不要獨自默默承擔
如果工作堆積的理由是時間不足的話,「早點告知來不及的可能性」。如果是能力不足的問題,就告知「請交給適任的人或是請求支援者」。太過於沉浸在「非自己做不可」,對團隊行動為主的職場而言是會帶給他人困擾的!
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Data:極美人Vitalladys,with與妳時尚國際中文版